Thực tập sinh Hành chính

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

A. Hành chính / Administration

• Hỗ trợ các công việc hành chính hằng ngày của công ty và các cửa hàng.
• Sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ, chứng từ và tài liệu nội bộ.
• Cập nhật các file theo dõi, checklist và báo cáo hành chính.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cho các phòng ban khi cần.
• Theo dõi tiến độ các công việc được giao và chủ động follow-up với các bên liên quan.

B. Thu mua / Procurement

• Hỗ trợ tìm kiếm và liên hệ nhà cung cấp.
• Thu thập báo giá và lập bảng so sánh giá.
• Hỗ trợ chuẩn bị và theo dõi Purchase Order (PO).
• Theo dõi tình trạng đặt hàng, giao hàng và nhận hàng.
• Kiểm tra các chứng từ liên quan như báo giá, PO, phiếu giao hàng và hóa đơn.
• Hỗ trợ theo dõi và cập nhật thông tin nhà cung cấp.

C. Nhân sự / Human Resources

• Hỗ trợ đăng tuyển và sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên.
• Thu thập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ nhân viên.
• Hỗ trợ chuẩn bị hợp đồng lao động và các hồ sơ nhân sự liên quan.
• Hỗ trợ theo dõi chấm công, tăng ca và timesheet.
• Hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu cho payroll và các báo cáo nhân sự.

D. Kế toán / Accounting

• Hỗ trợ thu thập và sắp xếp hóa đơn, chứng từ kế toán.
• Kiểm tra các thông tin cơ bản trên hóa đơn và chứng từ thanh toán.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đề nghị thanh toán.
• Theo dõi tình trạng thanh toán cho nhà cung cấp.
• Hỗ trợ đối chiếu số liệu và thực hiện các công việc kế toán hành chính cơ bản.
• Có cơ hội tìm hiểu quy trình chứng từ, thanh toán và thuế của doanh nghiệp.

E. Pháp lý & Tuân thủ / Legal & Compliance

• Hỗ trợ theo dõi tình trạng các hợp đồng của công ty.
• Sắp xếp và quản lý hồ sơ pháp lý, giấy phép và các chứng nhận của công ty.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ gửi luật sư hoặc các cơ quan liên quan.
• Cập nhật các checklist và hồ sơ liên quan đến tuân thủ pháp luật.
• Hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy phép khi được yêu cầu.

YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Sinh viên năm 3, năm 4 hoặc sinh viên mới tốt nghiệp các ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính, Luật, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Không yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm chuyên môn trước đó.
• Có khả năng học hỏi nhanh và sẵn sàng tiếp cận nhiều lĩnh vực khác nhau.
• Cẩn thận, có trách nhiệm và chú ý đến chi tiết.
• Có khả năng tổ chức công việc và quản lý hồ sơ tốt.
• Có tư duy logic và khả năng xử lý thông tin.
• Có khả năng sử dụng Excel/Google Sheets ở mức cơ bản.
• Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp với nhiều bộ phận.
• Chủ động trong công việc và có tinh thần follow-up.
• Có tinh thần bảo mật đối với thông tin nội bộ của công ty.
• Tiếng Anh là một lợi thế.
• Tiếng Nhật là một lợi thế nhưng không bắt buộc.

QUYỀN LỢI & PHÚC LỢI

• Thời gian thực tập dự kiến: 3–6 tháng
• Thời gian làm việc: 9:00 - 18:00
• Trợ cấp thực tập: 1,500,000 VNĐ/tháng
• Sau kỳ thực tập, có cơ hội được xem xét cho vị trí chính thức hoặc phát triển chuyên môn hơn nữa.