3 Lưu Ý Kỹ Thuật Khi Viết Data Availability Statement Để Tránh Lỗi Sơ Duyệt Bản Thảo

[Series Newbie NCKH P36]

Data Availability Statement (Tuyên bố về tính sẵn có của dữ liệu) là mục thông tin bắt buộc tại phần lớn các tạp chí khoa học quốc tế nhằm minh bạch hóa nguồn gốc và khả năng truy cập dữ liệu nghiên cứu. Tuy nhiên, rất nhiều bản thảo bị trả về ngay ở vòng sơ duyệt kỹ thuật (technical screening) không phải vì chất lượng học thuật, mà do tác giả mắc lỗi thao tác khi đính kèm đường dẫn hoặc khai báo thiếu đồng nhất trên hệ thống nộp bài.

Để bản thảo vượt qua bước kiểm tra ban đầu của biên tập viên kỹ thuật và chuyển thẳng đến Tổng biên tập, nhà nghiên cứu cần kiểm soát chặt chẽ 3 chi tiết kỹ thuật dưới đây khi đưa mục Data Availability Statement vào bài báo.

1. Ẩn danh đường dẫn dữ liệu khi nộp bài bình duyệt mù đôi (Double-anonymized Peer Review)

Nếu tạp chí áp dụng quy trình bình duyệt mù đôi (ẩn danh cả tác giả lẫn người phản biện), mọi thông tin có khả năng tiết lộ danh tính nhóm nghiên cứu trong file bản thảo chính (Main Manuscript / Blinded Manuscript) đều phải được loại bỏ.

Một lỗi phổ biến là tác giả dán trực tiếp đường dẫn công khai (public link) hoặc mã DOI dẫn tới kho lưu trữ dữ liệu như Figshare hay Mendeley Data vào bản thảo. Do giao diện mặc định của các kho dữ liệu này hiển thị tên thật của người tạo lập hồ sơ, thao tác này vi phạm quy tắc ẩn danh và khiến bài báo bị hệ thống trả về ngay lập tức để chỉnh sửa.

Để xử lý đúng quy chuẩn kỹ thuật trong trường hợp này, tác giả có thể áp dụng một trong hai cách sau:

• Sử dụng tính năng tạo đường dẫn ẩn danh trên kho lưu trữ: Tạo đường dẫn xem trước chỉ dành riêng cho mục đích bình duyệt (anonymous view-only link for peer review). Tính năng này hiện được hỗ trợ sẵn trên các nền tảng như Open Science Framework (OSF) và Figshare, cho phép phản biện viên kiểm tra bộ dữ liệu mà không thấy tên tác giả.
• Thay thế đường dẫn bằng ghi chú tạm thời trong bản thảo ẩn danh: Trong file bản thảo chính (Blinded Manuscript), tác giả ẩn đường dẫn thật và thay thế bằng dòng ghi chú: "[Link to repository anonymized for peer review]". Đường dẫn gốc dẫn tới kho dữ liệu chỉ được điền đầy đủ tại trang bìa chứa thông tin tác giả (Title Page) hoặc khai báo trong phần thông tin bổ sung dành riêng cho ban biên tập.

2. Xử lý ẩn danh dữ liệu cá nhân (De-identification) trước khi tải lên kho lưu trữ mở

Tuân thủ đạo đức nghiên cứu và bảo mật thông tin là yêu cầu bắt buộc khi chia sẻ dữ liệu thô (raw data) lên các kho lưu trữ công khai. Ngay cả khi người tham gia khảo sát hoặc phỏng vấn đã ký phiếu đồng ý tham gia nghiên cứu và chấp thuận việc chia sẻ dữ liệu, tác giả vẫn phải thực hiện quy trình khử định danh (de-identification) trước khi xuất bản file dữ liệu (.csv, .sav, .xlsx) lên mạng.

Cụ thể, nhà nghiên cứu cần rà soát và xóa bỏ hoàn toàn hai nhóm thông tin định danh sau:

• Thông tin định danh trực tiếp (Direct identifiers): Các trường dữ liệu có thể chỉ đích danh một cá nhân cụ thể, bao gồm họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, mã số sinh viên, mã số nhân viên hoặc tên tài khoản cá nhân.
• Thông tin kỹ thuật phát sinh tự động: Khi thu thập khảo sát trực tuyến qua các nền tảng như Qualtrics hay Google Forms và xuất trực tiếp sang file .sav hoặc .xlsx, hệ thống thường tự động ghi nhận địa chỉ IP, tọa độ vị trí (GPS) hoặc dấu thời gian chi tiết. Tác giả cần kiểm tra kỹ bảng biến (Variable View) để xóa các cột dữ liệu mặc định này trước khi tải file lên kho lưu trữ mở.
• Thông tin định danh gián tiếp (Indirect identifiers): Trong các nghiên cứu có quy mô mẫu nhỏ hoặc đối tượng khảo sát đặc thù, việc kết hợp nhiều biến nhân khẩu học chi tiết (chẳng hạn như chức vụ cụ thể, tên phòng ban, độ tuổi chính xác và nơi công tác) vẫn có thể giúp người đọc suy đoán ra danh tính người trả lời. Với trường hợp này, tác giả nên gom nhóm dữ liệu (ví dụ: chuyển tuổi chính xác thành nhóm tuổi) hoặc mã hóa lại thông tin trước khi công bố.

3. Đảm bảo sự thống nhất giữa văn bản bài báo và hệ thống nộp bài trực tuyến

Các hệ thống quản lý bản thảo trực tuyến của những nhà xuất bản lớn (như Editorial Manager hoặc ScholarOne Manuscripts) đều tích hợp bước khai báo dữ liệu (Data Availability) dưới dạng câu hỏi trắc nghiệm bắt buộc trên giao diện web khi nộp bài.

Nguyên tắc kỹ thuật tại vòng sơ duyệt là nội dung viết tại mục Data Availability Statement bên trong file Word bản thảo phải khớp hoàn toàn với tùy chọn mà tác giả tích chọn trên hệ thống nộp bài trực tuyến. Sự lệch pha giữa hai nơi này là nguyên nhân hàng đầu khiến bản thảo bị giữ lại ở trạng thái yêu cầu tác giả chỉnh sửa (Sent back to author).

Ví dụ: Trong văn bản bài báo, tác giả viết rằng dữ liệu sẽ được cung cấp khi có yêu cầu hợp lý (Data are available from the corresponding author upon reasonable request), nhưng trên giao diện hệ thống nộp bài lại tích chọn vào ô "All data are included in the manuscript" (Toàn bộ dữ liệu đã nằm trong bản thảo). Khi phát hiện mâu thuẫn này, biên tập viên kỹ thuật sẽ trả lại bản thảo để tác giả đồng bộ hóa thông tin ở cả hai nơi trước khi hồ sơ được phép chuyển tới Tổng biên tập (Editor-in-Chief).