Practice Unit 7 - Complaints and adjustments - TACN 1 (Tiếng anh thương mại nâng cao 1) FTU

UNIT 7: Complaints and adjustments Exercise: Make the following sentences more polite. 1. You must correct your mistake as soon as possible. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. You made an error on the statement. _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 3. You don’t understand the terms of discount. We told you to deduct discount from net prices, not CIF prices. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. It is not our fault. It is probably the fault of your despatch department. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Practice 2 1. Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối. 2. Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông tháng trước đã bị hư. 3. Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất. Các thùng hàng này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông. 4. Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật. 5. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán lẻ được cho dù có giảm giá đi chăng nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài xem các ngài có muốn chúng tôi gửi hàng trả lại hay giữ hàng để kiểm định. Practice 3 Công ty của anh/chị, Công ty TNHH Công nghệ cao (High Technology Co. Ltd.) số 36 Bà Triệu, Hà nội, điện thoại & fax: 048-38269743, nhận được lô hàng 500 máy điều hoà nhiệt độ loại AL309, của công ty TNHH Brexport, địa chỉ West House, 12 Green Lane, Luân Đôn WC 209, Vương Quốc Anh theo đơn đặt hàng số 479NQ , chở trên tàu Hoa Sen Trắng cập cảng Hải Phòng ngày 15/12/20__ trong tình trạng thiếu và hư hại. 1 Khi phát hiện hàng bị thiếu và hư hỏng, công ty anh/ chị đã cho mời đại diện của Vinacontrol Hải Phòng đến giám định và kết quả giám định như sau: • Giao thiếu 5 máy điều hoà; • 3 máy bị hỏng nặng không chạy được do bao bì kém chất lượng bị vỡ trong khi vận chuyển; Anh chị hãy viết một bức thư cho Brexport thông báo cho họ biết tình trạng này và đề nghị hướng giải quyết như sau: • Đối với số hàng bị thiếu, đề nghị Brexport gửi gấp số hàng thiếu đó, muộn nhất vào ngày 05/03/20__; vì số điều hoà này được đặt cho một khách sạn 5 sao cách Hà nội 4 km về phía Nam dự định khánh thành vào cuối tháng 3 năm 20__. • Đối với 3 chiếc máy hỏng do bị vỡ hòm, công ty anh/chị giữ lại để tuỳ Brexport định đoạt (họ có thể hoặc cho người đến mang đi hoặc gọi thợ đến sửa rồi bán rẻ) và đề nghị Brexport hoàn trả lại cho công ty số tiền USD2,730 (USD910/chiếc) là số tiền bồi thường bằng điện chuyển tiền vào tài khoản của Công ty TNHH Công nghệ cao tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội với mọi chi phí do người bán chịu. ĐÁP ÁN Practice 1 Nam Viet Co., Ltd. 50 Truong Chinh Street, Hanoi, Vietnam Your Ref: Our Ref: NP/26 Date: _________ Pyramid Co. 235 High Street Singapore 20073 Dear Mr Smith Re: Contract No. HD107/05 We are writing with reference to the above contract covering a purchase of 1,000 mirrors packed in one container, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011. (We received the consignment of 1,000 mirrors packed in one container against the above contract, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011.) However, on unpacking the container under the supervision of the Customs and local Vinacontrol’s representatives, it was found that out of 100 cartons, 20 had (contained) broken goods, estimated at about 15% of the contract value, equivalent to US$2,500.00 ( an equivalence of US$2,500.00). We proceeded to have a Survey Report made and it confirmed our findings that this problem arose in transit (during transportation) and resulted from substandard (poor) 2 packages which are not suitable for fragile goods. It appears that the packaging was not in conformity with our packing instructions sent to you before shipment. On the strength (basis) of the Survey Report we would like to lodge (register) our claim as follows: + Damaged goods value: US$ 2,500.00 + Inspection fee: US$ 150.00 + Total claim: US$ 2,650.00 Would you please pay the above sum by T/T to our account at Vietinbank on account No. … stated in the contract. We would like you to pay due (proper) attention to the packaging of this consignment as it contains fragile glass items. We look forward to your early settlement for this claim. Yours sincerely (Signed) Nguyen Phuong Director Enc. Documents required for the claim. Practice 2 1. Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối. Unfortunately we are unable to arrange for delivery of the replacements within the period of time you require. We will therefore reimburse (refund) you the money by T/T. 2. Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông tháng trước đã bị hư. We are very sorry to hear about the damage to part of the consignment No. PK1953 that we sent you last month. 3. Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất. Các thùng hàng này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông. You will find enclosed a list of the damaged and missing articles, and these boxes will be put to one side until we receive your instructions. 4. Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật. Unless we receive the components within the next five days, our customers will cancel the order and place it elsewhere. And if there is any loss resulting from this late delivery we shall be obliged to take legal action. 3 5. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc giữ hàng lại để kiểm định. Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a discount, we would like to know whether you want us to return them or hold them for inspection. Practice 3 High Technology Co. Ltd. 36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam Telephone and fax: 048-38269743 Your Ref.: Our Ref.: 16 December 20__ Brexport West House 12 Green Lane London WC209 UK Dear Mr. X Re: Order No. 479NQ We are writing with reference to the consignment of 500 air conditioners, model AL309, under the above order shipped on the SS White Lotus which arrived at Hai Phong port on 15 Dec 20__. On examination, the consignment was found in a short (missing) and damaged condition. We asked representatives from Vinacontrol in Hai Phong to make a survey report which shows (indicates): • Out of (Of) the 500 air conditioners ordered, only 495 were delivered; 05 were missing. • 03 of the delivered units were seriously damaged in transit due to poor (substandard) packaging. We enclose herewith the Survey Report and the photos of the damaged goods and must ask you to send the missing units not later than 05 Mar 20__ as we urgently need them to complete the delivery to a 5-star hotel, 4 km to the South of Hanoi, which is due to open by the end of March 20__. We are holding the three damaged units at your disposal. You could either send someone to pick them up or have them repaired and sell them off. We would also be grateful if you could reimburse us by T/T to our account at Vietcombank the 4 compensation of US$2,730.00 for these three units (US$ 910.00 per unit) with all the expenses to your account. We look forward to your early satisfactory solution. Yours sincerely Enc. 5