Tóm tắt lý thuyết QTH

Chương I. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NGÀY NAY I. Quản trị là gì? 1. Quản trị là gì? ● Quản trị Việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nguồn nhân lực và các nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả. ● Tổ chức Tập hợp những người làm việc với nhau và phối hợp hành động để đạt được những mục tiêu hoặc kết quả mong muốn trong tương lai. ● Nhà quản trị Người chịu trách nhiệm giám sát việc tận dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu của tổ chức. ● Các nguồn lực: Con người và kỹ năng của họ, bí quyết và kinh nghiệm; máy móc; nguyên vật liệu thô; máy tính và công nghệ thông tin; vốn tài chính, bằng sáng chế, khách hàng trung thành và người lao động. 2. Mục tiêu của nhà quản trị ● Hiệu quả hoạt động của tổ chức Sự đo lường tính hiệu quả và kết quả sử dụng các nguồn lực hiện có của các nhà quản trị để làm hài lòng khách hàng và đạt được các mục tiêu của tổ chức. ● Tính hiệu quả Thước đo mức năng suất mà các nguồn lực được sử dụng để đạt được một mục tiêu. ● Kết quả Thước đo tính hợp lý của các mục tiêu mà các nhà quản trị đã lựa chọn cho tổ chức theo đuổi và mức độ tổ chức đạt được những mục tiêu đó. HIỆU QUẢ CAO KẾT QUẢ THẤP CAO Hiệu quả thấp/ Kết quả cao Hiệu quả cao/ Kết quả cao Nhà quản trị lựa chọn theo đuổi Nhà quản trị chọn theo đuổi đúng mục tiêu đúng nhưng yếu kém mục tiêu và tận dụng tốt nguồn lực để trong việc sử dụng nguồn lực để đạt đạt được mục tiêu đó. được những mục tiêu này. =>Kết quả: Sản phẩm mà khách hàng muốn nhưng họ không thể mua được do giá quá cao. Hiệu quả thấp/ Kết quả thấp Nhà quản trị chọn theo đuổi mục tiêu sai lầm và yếu kém khi sử dụng THẤP nguồn lực. =>Kết quả: Sản phẩm mà khách hàng muốn với chất lượng và mức giá họ có thể chấp nhận. Hiệu quả cao/ Kết quả thấp Nhà quản trị chọn mục tiêu không phù hợp nhưng tận dụng tốt nguồn lực để theo đuổi mục tiêu đó. =>Kết quả: Sản phẩm kém chất =>Kết quả: Sản phẩm chất lượng tốt lượng mà khách hàng không muốn. mà khách hàng không muốn. Các tổ chức hiệu quả cao hoạt động vừa có hiệu quả vừa đạt kết quả. Hình 1.1 Tính hiệu quả, kết quả và hiệu quả hoạt động trong một tổ chức 3. Tại sao cần học quản trị học? ● Học Quản trị học để hiểu bản chất năng động và phức tạp của công việc và đưa ra các quyết định có đạo đức và hiệu quả cho một tổ chức. ● Hiểu quản trị học sẽ giúp nhà quản trị thành công. ● Lợi ích kinh tế của việc trở thành một nhà quản trị giỏi cũng rất ấn tượng. ● Việc học hỏi các nguyên lý quản trị có thể giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn trong các tình huống ngoài công việc. II. Bốn nhiệm vụ của quản trị Hình 1.2 Bốn nhiệm vụ của quản trị 1. Hoạch định ● Hoạch định Quá trình xác định và lựa chọn các mục tiêu và quy trình hành động phù hợp cho tổ chức. Các bước trong quá trình hoạch định: o Quyết định tổ chức sẽ theo đuổi mục tiêu nào; o Quyết định áp dụng chiến lược gì để đạt được những mục tiêu đó; o Quyết định cách thức phân bổ các nguồn lực tổ chức để theo đuổi những chiến lược giúp đạt được mục tiêu. ● Chiến lược Một nhóm các quyết định về những mục tiêu nào cần theo đuổi, hành động nào cần thực hiện, và làm thế nào để sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu đó. 2. Tổ chức ● Tổ chức Xây dựng cấu trúc những mối quan hệ làm việc để các thành viên của tổ chức làm việc cùng nhau nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. ● Cơ cấu tổ chức Hệ thống các mối quan hệ nhiệm vụ và báo cáo chính thức giúp phối hợp và khuyến khích các thành viên để họ hợp tác nhằm đạt được những mục tiêu của tổ chức. Kết quả của việc tổ chức là tạo ra cơ cấu tổ chức. 3. Lãnh đạo ● Lãnh đạo Tuyên bố tầm nhìn rõ ràng, tiếp sinh lực và tạo điều kiện cho nhân viên để mọi người hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt tới mục tiêu của tổ chức. ● Tầm nhìn của một tổ chức là một tuyên bố ngắn gọn, cô đọng và truyền cảm hứng về việc tổ chức dự định trở thành cái gì và các mục tiêu mà tổ chức đang tìm cách đạt được – trạng thái tương lai mong muốn của tổ chức. 4. Kiểm soát ● Kiểm soát Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của một tổ chức và thực hiện mọi hành động sửa đổi cần thiết để duy trì hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động. ⇨ Kết quả của quá trình kiểm soát là khả năng đo lường thành tích một cách chính xác và điều chỉnh tính hiệu quả và kết quả. III. Cấp bậc và Kỹ năng của các nhà quản ● Phòng ban Một nhóm các nhà quản trị và nhân viên làm việc cùng nhau do họ sở hữu những kỹ năng hoặc sử dụng cùng một loại kiến thức, công cụ hoặc kỹ thuật để thực hiện công việc của mình. 1. Cấp bậc quản trị Hình 1.3 Các cấp bậc quản trị ● Nhà quản trị cấp cơ sở Một nhà quản trị chịu trách nhiệm giám sát hàng ngày những người lao động không có nhiệm vụ quản trị. ● Nhà quản trị cấp trung Giám sát các nhà quản trị cấp cơ sở và Chịu trách nhiệm tìm kiếm phương thức tốt nhất để sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu tổ chức. ● Nhà quản trị cấp cao Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, quyết định cách thức tương tác giữa các phòng ban, và giám sát kết quả làm việc của các nhà quản trị cấp trung. ● Đội ngũ quản trị cấp cao Một nhóm bao gồm CEO, COO và các phó chủ tịch của những phòng ban quan trọng nhất trong một công ty. 2. Kỹ năng quản trị ● Kỹ năng tư duy Khả năng phân tích và chẩn đoán một tình huống và phân biệt giữa nguyên nhân và kết quả. Hình 1.4 Lượng thời gian tương đối các nhà quản trị phân bổ cho bốn chức năng quản trị ● Kỹ năng nhân sự Năng lực thấu hiểu, thay đổi, lãnh đạo và kiểm soát hành vi của các cá nhân và các nhóm khác nhau. ● Kỹ năng chuyên môn Kiến thức và kỹ thuật liên quan đến công việc cần có để thực hiện một vai trò trong tổ chức. Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng bán hàng và marketing Phòng sản xuất Phòng kế toán Phòng quản lý nguyên vật liệu Hình 1.5 Các loại hình và cấp bậc nhà quản trị ● Năng lực cốt lõi Một tập hợp những kỹ năng chuyên môn, kiến thức và kinh nghiệm cho phép một tổ chức hoạt động tốt hơn các đối thủ cạnh tranh. IV. Những thay đổi gần đầy trong thực tiễn quản trị 1. Tái cấu trúc và thuê ngoài ● Tái cấu trúc Giảm quy mô một tổ chức bằng cách cắt giảm công việc của một số lượng lớn nhà quản trị cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở cũng như nhân viên không có chức trách quản lý. ● Thuê ngoài Hợp đồng với một công ty khác, thường là ở quốc gia khác có chi phí thấp, để công ty đó thực hiện một hoạt động mà trước đây doanh nghiệp tự mình thực hiện tăng hiệu quả vì nó làm giảm chi phí hoạt động, giải phóng dòng tiền và nguồn lực có thể sử dụng theo phương thức hiệu quả hơn. 2. Trao quyền và đội tự quản ● Trao quyền Sự mở rộng kiến thức, nhiệm vụ và trách nhiệm ra quyết định cho người lao động. ● Đội tự quản Một nhóm các nhân viên cùng đảm nhận trách nhiệm tổ chức, kiểm soát và giám sát hoạt động công việc của chính mình và giám sát chất lượng của hàng hóa và dịch vụ họ cung cấp. V. Những thách thức về quản trị trong môi trường toàn cầu 1. Số lượng tăng lên của các tổ chức toàn cầu 2. Xây dựng lợi thế cạnh tranh ● Lợi thế cạnh tranh Khả năng của một tổ chức hoạt động tốt hơn các tổ chức khác vì nó tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ được mong đợi một cách có kết quả và hiệu quả cao hơn các tổ chức kia. Hình 1.6 Các nền tảng của lợi thế cạnh tranh ● Đổi mới Quá trình tạo ra hàng hóa và dịch vụ mới hoặc cải tiến hoặc phát triển các phương thức tốt hơn để sản xuất và cung cấp chúng. ● Quản trị bước chuyển mình Việc tạo ra tầm nhìn mới cho công ty đang gặp khó khăn dựa vào hướng tiếp cận mới cho hoạch định và tổ chức để tận dụng tốt hơn nguồn lực của công ty và cho phép nó sống sót và cuối cùng là phát triển. 3. Duy trì các tiêu chuẩn đạo đức và trách nhiệm xã hội ● Áp lực cho nhà quản trị các cấp trong việc tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. ● Trách nhiệm xã hội, tập trung vào việc quyết định những nghĩa vụ nào công ty cần phải có đối với con người và các nhóm bị ảnh hưởng bởi hoạt động của công ty. 4. Quản trị lực lượng lao động đa dạng ● Thách thức của các nhà quản trị là phải nhận diện nhu cầu đạo đức, và yêu cầu pháp lý để cư xử với nguồn nhân lực một cách công bằng và bình đẳng. ● Các thủ tục và cách thực thi quản trị nguồn nhân lực (HRM) có tính hợp pháp và công bằng cần phải được đặt. 5. Sử dụng công nghệ mới ● Tận dụng các công nghệ thông tin mới (IT) một cách có kết quả và hiệu quả là thách thức lớn đối với các nhà quản trị. ● Các loại CNTT mới càng làm tăng khả năng cho cá nhân mỗi nhân viên và các đội tự quản bằng cách cung cấp cho họ thông tin quan trọng và cho phép học thực hiện các tương tác ảo. CHƯƠNG II. GIÁ TRỊ, THÁI ĐỘ, CẢM XÚC VÀ VĂN HÓA: CON NGƯỜI TRONG QUẢN TRỊ I. ● ● ● ● Các đặc điểm cố định: Đặc điểm tính cách Đặc điểm tính cách Các xu hướng cố định về cảm nhận, suy nghĩ và hành động theo những cách khác nhau nhất định. Đặc điểm tính cách của nhà quản trị ảnh hưởng đến hành vi và phong cách quản trị con người và các nguồn lực khác. Không có một đặc điểm riêng biệt nào là đúng hay sai đối với một nhà quản trị hiệu quả. Tính hiệu quả được quyết định nhờ sự tương tác phức tạp giữa các đặc điểm của nhà quản trị với tính chất công việc và tổ chức họ đang làm việc. 1. Năm đặc điểm nổi trội của tính cách Tính cách của nhà quản trị có thể được mô tả bằng cách xác định điểm nào trên mỗi thang đo sau đây mô tả chính xác nhất nhà quản trị đang cần nghiên cứu: Hình 2.1 Năm đặc điểm nổi trội của tính cách Hướng ngoại Xu hướng trải nghiệm cảm xúc và tâm trạng tích cực và cảm thấy tốt về bản thân và toàn thế giới. Cao ● Dễ hòa đồng ● Trìu mến ● Cởi mở ● Thân thiện Thấp ● Ít quan tâm tới tương tác xã hội ● Có quan điểm kém tích cực hơn Xúc động tiêu cực Xu hướng trải nghiệm các cảm xúc và tâm trạng tiêu cực, cảm thấy đau buồn và phê phán bản thân và người khác. Cao ● Cảm thấy tức giận ● Không hài lòng Thấp ● Ít bi quan ● Ít phê phán bản thân Dễ hòa hợp Xu hướng hòa hợp với người khác. Cao ● Dễ được yêu quý ● Có xu hướng tình cảm ● Quan tâm đến người khác Thấp ● Không tin tưởng ● Không thông cảm ● Không hợp tác ● Đối kháng Tận tâm Xu hướng cẩn trọng, kỹ lưỡng và kiên trì. Cao ● Có khả năng tổ chức ● Kỷ luật tự giác Thấp ● Thiếu định hướng và thiếu tự giác Sẵn sàng học hỏi và trải nghiệp Xu hướng Cao ưa thích những thứ nguyên bản, có những mối ● Sáng tạo trong việc ra quyết định quan tâm rộng rãi, cởi mở với một loạt các Thấp kích thích, táo bạo và chấp nhận rủi ro. ● Ít có xu hướng chấp nhận rủi ro 2. Những đặc điểm tính cách khác a. Quỹ tích kiểm soát Quỹ tích kiểm soát bên trong ● Xu hướng đặt trách nhiệm về vận mệnh của một người vào bản thân người đó ● Hành động và hành vi của mình là yếu tố quyết định chính và tiên quyết cho những kết quả công việc. Quỹ tích kiểm soát bên ngoài Xu hướng đặt trách nhiệm về vận mệnh của một người vào các lực lượng bên ngoài và tin rằng hành vi của một người có rất ít tác động tới kết quả. b. Tự trọng Tự trọng là mức độ mà cá nhân cảm thấy tốt về bản thân mình và khả năng của mình Cao ● Có năng lực và khả năng Thấp ● Có ý kiến không tốt về bản thân và năng lực ● ● ● c. Nhu cầu thành tích, liên kết và quyền lực Nhu cầu thành tích Mức độ một cá nhân có mong muốn mãnh liệt thực hiện tốt những nhiệm vụ khó khăn và đáp ứng các tiêu chuẩn cá nhân về sự xuất sắc. Nhu cầu liên kết Mức độ một cá nhân quan tâm tới việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ liên nhân tốt đẹp, được yêu thích và giúp những người xung quanh mình hòa hợp với nhau. Nhu cầu quyền lực Mức độ một cá nhân mong muốn kiểm soát hoặc ảnh hưởng đến người khác. II. ● ● ● Giá trị, thái độ, tâm trạng và cảm xúc Giá trị Mô tả những gì các nhà quản trị đang cố gắng đạt được thông qua công việc và cách họ nghĩ rằng họ nên cư xử như thế nào. Thái độ Suy nghĩ và cảm nhận của nhà quản trị về công việc và tổ chức của họ. Tâm trạng và cảm xúc Cách các nhà quản trị thực sự cảm thấy khi họ đang quản lý. 1. Giá trị ● ● ● ● Giá trị sau cùng Mục tiêu trọn đời mà một cá nhân cố gắng đạt được. Giá trị phương tiện Hình thức ứng xử mà một cá nhân cố gắng tuân thủ. Chuẩn mực Quy tắc ứng xử phi chính thức và bất thành văn quy định cách thức mọi người cần thực hiện trong những tình huống cụ thể và được hầ